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妙笔生花的公文写作之道:没有规矩不能成方圆的文件撰写标准化

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标准化文件撰写 没有规矩 ——不成方圆! 目录 文件的目的与意义 文件架构 文件编写方法 文件管理 文件实施与跟进 文件的目的和意义 标准化文件体系在各种体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的 角色: (1)符合标准要求 在ISO9001和ISO14001的条文中,均要求组织 “建立并保持书面的体系,以全面满足此标准的要求”。 (2)工作的依据 建立文件体系最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持 一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作 时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工 作的方式和方法欠明确和清楚。 文件的目的和意义 (3) 提升管理技术水*的基础 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础通过日 常工作,不断地完善管理和技术的要求。 (4) 防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失,从而造成动作上的因难。 (5)改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少 了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间的磨擦的机会。 (6)员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自 己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。 文件的架构 (一)目前建立的文件体系,一般企业均将文件架构分为四个层次,即: 一阶文件:规定/手册 二阶文件:制度/办法/程序 三阶文件;工作指导书 四阶文件:表单或表格 但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件,许多 规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次,即: 一阶文件:手册 二阶文件:制度/程序/工作指导书 三阶文件:表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时 亦需考虑公司未来的扩充和发展等。 文件的分类 按管制方式分: 受控文件:对发行/使用/保管/作废等需控制的。如:制度、规定、手册/、办 法、程序/指导书、工作指引/表单、图纸、外来文件) 非受控文件:临时性或补充性的。(通知,公告、内部要求,培训教材) 按内容分: 技术标准(图纸/QC工程表/外协标准) 工作标准(操作指导书,检验指导书) 管理标准(制度/办法/程序) 按来源分: 公司文件 外来文件(国际标准/国家标准/团队标准/客户要求) 我们重点在管理公司内部受控文件 文件结构图 一阶 二阶 三阶 四阶 规定/手册:阐述公司的大政方针, 纲领性策略性文件 制度/办法/程序:规范工作顺序、 职责与实施方法,流程性管理文件 工作指引/作业指导书:规范如何 完成作业的方法 ,指导性文件 表单/记录/作业标准:管理活动 所产生的结果,验证性文件 外来文件也是需要管制的,但因为其特殊 及不可预测性,故放在第四阶文件中规范 文件体系的架构 (二)文件架构的说明 1.规定/手册 对于一个国家来说,宪法是根本大法,任何法律的制订都必 须依宪法的要求来拟制,而对于一间公司来说,规定/手册即是 公司在管理制度上的根本大法,它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求,简言之,手册即要求我们应该要做哪些工作。 2.办法/程序 程序即是明确规定工作进行的途径,亦就是说,针对手册要 求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活 动的目的和范围;做什么事情和由谁来做;何时、何地和由 谁来做;应使用什么材料、设备和文件,如何对活动进行控 制和记录等。 文件体系的架构 3.工作指引/工作指导书 工作指导书是工作的明确指示,它详细叙述某一具体的工 作如何来执行和操作. 4.表单 格式化的记录清晰明了,易于保管,所以在编撰文件时,就 应适当的设计用以做记录的表格,值得注意的是大量的或设 计复杂的表格会令工作复杂化,降低效率,所以设计表格应 力求共享,在表达明白的前提下,精简填写项目和内容。 其他文件: 技术标准与管理标准:技术标准(图纸、品质计划、QC工程表、检验标准、 操作标准、保养标准等) 、管理标准(培训标准、奖惩标准等) 通知/公告:临时性或针对某一具体事务的要求,经使用总结后要逐步补 充入管制的一二三阶文件中。 外来文件: 文件体系的架构 一般来说,一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程 序,例如:采购程序、纠正和预防措施程序等,而工作只和自己 部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式,例如:设备使 用指导书、指导书产品检验指导书等。 一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦可归纳为工 作指导书类文件,但我们规划在四阶文件内。 文件的编号方式 一二三阶文件编号方式 表单编号 ※若因组织调整,不影响已发放的文件 编码方式,待重新换版时再行更新. 流水号01-99 部门代码 文件类别代码(1一阶文件、2二阶文件 以此类推) 表单流水号(01-99) 文件编号 一阶文件(手册类 规定类)、二阶文件(办法类/程序文件)与三阶文件中的管理指引、作业/操作/检验规范、 表单和外来文件统一由文控中心按照规则进行编号。技术文件均由制订单位按照相关编码规则进行编号 制度清单(草拟) 序号 文件名称 1 固定资产管理办法 2 成本会计管理办法 3 标准成本管理办法 4 普通会计管理办法 5 预算管理办法 6 ERP稽核管理办法 7 仓储管理办法 8 产品标识与追溯管理办法 9 设计与开发管理办法 10 客户满意度管理办法 11 产品报价管理办法 12 订单受理管理办法 13 产品检测与试验管理办法 14 质量计划管理办法 15 质量记录管理办法 部门 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 仓管部 仓管部 工程部 客服部 客服部 客服部 品管部 品管部 品管部 相关部门 全公司 全公司 资材/生产/客服/仓管 资材/生产/品管/样品/工程/财务 资材/生产/品管/样品/工程/财务 样品/客服/资材/品管/模具 全公司 资材/工程/财务 全公司 资材/生产/样品/工程/工模 全公司 制


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